Flexpool Sevagram: meer vrijheid en eigen regie

“Wanneer de planner met de eigen vaste krachten de roosters niet rond krijgt, maken we gebruik van onze eigen flexpool. Flexmedewerkers schrijven zelf in op de openstaande diensten via de zelfmatch van SDB-planning. We zetten ze in op verschillende afdelingen en locaties waar ze de teams helpen met het invullen van openstaande diensten.”

Flexmedewerkers zijn in dienst (tijdelijk of voor onbepaalde tijd) bij Sevagram. Ze hebben hierdoor dezelfde rechten en plichten als medewerkers op een vaste locatie en hun vertrouwde salaris elke maand. Enkel zijn zij niet verbonden aan één afdeling of team en bepalen zij binnen de gestelde kaders hun eigen rooster en diensttijden. Zo moeten zij óók weekenden en feestdagen werken en zich houden aan de Arbeidstijdenwet. Het Flexbureau ziet erop toe dat dit in balans blijft.

Zelfstandig en flexibel
“Onze groep flexers - vanaf niveau Helpende tot Verpleegkundige - telt ruim zeventig medewerkers met een vast contract. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor de planning en de verantwoording van gewerkte uren. Dit vergt zelfstandigheid en flexibiliteit. Naast de juiste diploma’s, competenties en bevoegdheden zijn flexkrachten in staat om met minimale informatie op verschillende locaties de verantwoordelijkheid en zorg over meerdere cliënten te dragen. Dit vereist pro-activiteit en goede communicatieve vaardigheden.”

Naast de flexpool wordt Personeel Niet In Loondienst (PNIL) ingezet om overgebleven openstaande diensten in te vullen. Om dit goed te laten verlopen gebeurt het uitzetten daarvan centraal via de Sevaflex. Dit zorgt ervoor dat zowel de interne flexers als de PNIL’ers op de juiste plaatsen aan de slag gaan.

Op tijd informeren
“Als flexcoördinator ben ik naast mijn werkzaamheden voor ons eigen team veel bezig met de inhuur van PNIL-medewerkers”, legt Andrea uit. “Waar mijn collega’s van de planning de losse ad hoc diensten invullen, richt ik me meer op de lange termijn en het doorplannen van externen. Als er bijvoorbeeld zwangerschapsvervanging geregeld moet worden of er vacatureruimte is op een locatie die nog niet opgevuld is, zoek ik buiten Sevagram medewerkers die dit kunnen opvangen. Ik bemiddel tussen de locaties en de PNIL-leveranciers, los problemen op en probeer vraag en aanbod zo goed mogelijk bij elkaar te brengen. Om dit succesvol te kunnen doen heb ik informatie nodig vanuit onze organisatie. Voor mij is het daarom belangrijk dat ik voortdurend ben aangehaakt bij ontwikkelingen op het gebied van planning en personeel. Alleen dan kan ik op tijd in actie kan komen als PNIL-inzet noodzakelijk is. Daarnaast ben ik het aanspreekpunt als er klachten zijn en zaken niet goed lopen. Hierbij doe ik een groot beroep op de locatiemanagers en zorgcoördinatoren. Zij voorzien mij van de informatie die ik gebruik om de kwaliteit op een hoger niveau te tillen. Daarnaast is het altijd fijn en waardevol om te horen als dingen goed gaan!”

Duurzame partnerships
Lonneke Huijnen: “Als teammanager valt alles wat komt kijken bij de interne flexpool onder mijn verantwoordelijkheid: formatie, verzuim, functioneren en in-, door- en uitstroom. Uiteraard ondersteunt Andrea me hierbij en help ik haar op mijn beurt bij de inzet van PNIL. Verder ben ik betrokken bij de verbetering van procesmatige zaken en projecten. Zo ben ik afgelopen jaar actief betrokken geweest bij het inkooptraject rondom PNIL. Het belangrijkste doel daarvan was ‘hoe krijgen we meer grip op de inhuur van flexibele arbeid’. Hier hebben we goeie contractuele afspraken kunnen maken met onze leveranciers. Voor de toekomst werken we met hen naar duurzame partnerships.”

Voor Andrea en Lonneke is het belangrijk dat zij tijdig op de hoogte zijn van wijzigingen in processen op een afdeling. “Dan kunnen we de eigen flexers evenals de groep PNIL daar op tijd en juist over informeren. Verder staat kwaliteit bij ons hoog in het vaandel. Gaan de zaken goed of ben je erg tevreden over de inzet van een flexmedewerker of een PNIL’er? Geef dit compliment dan aan ons door. En als dingen minder goed verlopen horen we dat ook graag. Alleen zo kunnen we groeien naar een kwalitatief nog betere flexpool (intern en extern).”